عند التواصل مع شركات الترجمة، يجب على المترجم أن يظهر احترافية عالية. سواء كان يتقدم للحصول على فرصة عمل أو يعرض خدماته، فإن الكتابة بطريقة احترافية لها تأثير كبير على فرصك في النجاح. إليك بعض النصائح التي تساعد المترجمين في كتابة إيميلات فعّالة عند التقديم لشركات الترجمة.
-
اختيار عنوان واضح ومعبّر
العنوان هو أول شيء يراه مسؤولو التوظيف أو الشركات، لذا فمن المهم أن يكون العنوان دقيقًا ويعكس محتوى الإيميل بشكل واضح:
- تحديد الهدف بوضوح: إذا كنت تتقدم لوظيفة مترجم، اكتب شيئًا مثل “تقديم طلب لوظيفة مترجم [اللغة المطلوبة]“.
- استخدام العنوان الذي طلبته الشركة: إذا كان الإعلان يطلب منك عنوانًا معينًا، التزم به لتظهر أنك تتابع التعليمات بدقة وحتى لا يضيع إيميلك من سلسلة المراسلات التي حددتها الشركة.
- تجنب العناوين العامة: مثل “طلب توظيف” أو “السيرة الذاتية”، بل خصص العنوان بما يتناسب مع محتوى الإيميل.
-
محتوى الإيميل يجب أن يكون مختصرًا ومرتبًا
يُفضل أن يكون محتوى الإيميل مختصرًا ومنظمًا، فشركات الترجمة تتلقى المئات من الرسائل يوميا، وبالطبع لن يقوم الموظف المسؤول بقراءة جميل الرسائل بالتفصيل. لذا يجب أن تكون رسالتك سريعة القراءة وفي نفس الوقت توضح مهاراتك وخبراتك:
- التعريف بنفسك بوضوح: قدم نفسك بشكل مختصر. اذكر اسمك، تخصصك، واللغات التي تتقنها. مثلًا: “السلام عليكم، أنا [اسمك] مترجم محترف مع خبرة 5 سنوات في الترجمة من اللغة [اللغة] إلى [اللغة].”
- شرح الغرض من الإيميل: اذكر سبب تواصلك مع الشركة بوضوح. على سبيل المثال: “أتقدم لوظيفة مترجم [اسم الوظيفة] في شركتكم” أو “أود أن أعرض خدماتي في الترجمة للغات [اللغات].”
- الابتعاد عن التفاصيل الزائدة: تجنب إضافة تفاصيل غير ضرورية، فالرسالة الطويلة غالبا لن تُقرأ.
-
إرفاق المستندات والمرفقات المطلوبة
تأكد من إرفاق جميع المستندات التي طلبتها الشركة بشكل دقيق:
- السيرة الذاتية: تأكد من إرسال سيرتك الذاتية محدثة تتضمن كل مهاراتك في الترجمة وأي شهادات أو خبرات ذات صلة.
- عينات من أعمالك: إذا كان ذلك مناسبًا، أرفق عينات من ترجمات سابقة تُظهر مهاراتك وقدرتك على العمل في المجال المحدد.
- مراجعة المرفقات: تأكد من أن جميع الملفات مرفقة بشكل صحيح وأنها بصيغ مقبولة مثل PDF أو Word، لتكون سهلة التحميل والقراءة.
-
تخصيص الإيميل لشركة الترجمة
اجعل كل إيميل موجهًا خصيصًا للشركة التي تتواصل معها. وتجنب إرسال نفس الإيميل إلى عدة شركات دفعة واحدة:
- تجنب البريد الجماعي (Bulk Email):إذا كنت تتواصل مع عدة شركات، لا تستخدم نفس النص لكل شركة حيث يمكن أن يشعر العميل بعدم الجدية إذا كان الإيميل غير مخصص له.
- استخدم خاصية “BCC” بحذر: إذا كنت مضطرًا لإرسال نفس الرسالة إلى عدة شركات، تأكد من استخدام خاصية “BCC” لحماية خصوصية العناوين.
- ابحث عن اسم الشركة والمشروع: إذا كان ذلك متاحًا، أضف اسم الشخص المسؤول في الشركة أو المشروع وخصص الإيميل لذلك.
-
الاحترافية في الاسم والعنوان
احرص على أن يكون اسم المرسل وعنوان البريد الإلكتروني يعكسان احترافيتك:
- استخدام اسمك الحقيقي: لا تستخدم أسماء مستعارة أو غير رسمية. مثلًا، استخدم “ahmed.ali” أو “sara.mohamed” بدلاً من “mody123”.
-
تنسيق الإيميل بشكل مرتب وسهل القراءة
يساعد تنسيق الإيميل بطريقة احترافية في تسهيل قراءته ويترك انطباعي إيجابي لدى الشركات:
- استخدم فقرات قصيرة: قسم النص إلى فقرات قصيرة مع تجنب النصوص الكبيرة التي قد تؤدي إلى فقدان القارئ للتركيز.
- لغة محترمة ومهذبة: استخدم أسلوبًا مهذبًا في البداية والنهاية. مثال: “تحية طيبة وبعد” و “مع أطيب التحيات“.
- التأكد من خلو الإيميل من الأخطاء: راجع الإيميل جيدًا للتأكد من أنه خالٍ من الأخطاء النحوية والإملائية. أخطاء الكتابة قد تعطي انطباعًا بعدم الدقة.
-
التوقيع الإلكتروني الاحترافي
أضف توقيعًا إلكترونيًا يحتوي على معلوماتك الأساسية ليكون سهلاً على الشركات التواصل معك:
- معلومات الاتصال: مثل رقم هاتفك أو حسابك على LinkedIn
- رابط إلى محفظة أعمالك أو موقعك الشخصي: إذا كان لديك موقع أو معرض أعمال على الإنترنت يعرض أعمالك السابقة.
- رسالة قصيرة: أضف رسالة شكر قصيرة على الإيميل في توقيعك، مثل: “شكرًا لفرصة التواصل، وأتطلع للعمل معكم.”
- المراجعة النهائية قبل إرسال الإيميل، راجعه جيدًا:
- التأكد من المرفقات: تحقق من أنك قد أرفقت جميع الملفات المطلوبة قبل الضغط على “إرسال“.
- مراجعة العنوان والمحتوى: تأكد من أن العنوان يعكس محتوى الإيميل وأن النص مكتوب بوضوح ودقة.
- استخدام أدوات التدقيق اللغوي: قبل الإرسال، استخدم أدوات تدقيق لغوي أو اقرأ الإيميل مرة أخرى للتأكد من أنه خالٍ من الأخطاء.
الخلاصة
كتابة إيميل احترافي عند التواصل مع شركات الترجمة هو خطوة حاسمة في بناء سمعتك المهنية. من خلال اتباع هذه النصائح، ستتمكن من جذب انتباه الشركات وتقديم نفسك بشكل مميز.
تأكد من مراعاة كل التفاصيل الصغيرة، مثل تخصيص الإيميل، وكتابة عنوان واضح، وإرفاق المستندات المطلوبة. إذا اتبعت هذه الإرشادات بدقة، ستزيد من فرصك في النجاح في الحصول على الفرص المناسبة لك كمترجم محترف.
